Электронный документооборот: применение в арбитражном процессе (опыт Беларуси и России)

Обеспечение перечисленных и иных элементов электронного арбитража возможно при формировании дела в электронной форме. Поскольку арбитражный процесс, как каждый вид судебного процесса, является формализованным, система электронного арбитража реализуется через электронный документооборот и электронное делопроизводство. Для эффективного использования электронного документооборота необходимо решить ряд задач:

• во-первых, нормативное регулирование должно обеспечивать сбалансированность требований арбитражного процессуального законодательства и законодательства в сфере информационных технологий;
• во-вторых, система должна оптимально сочетать открытость и доступность судопроизводства с надежной защитой информации; 
• в-третьих, следует обеспечить баланс между требованиями законодательства, регулирующего бумажное и  электронное делопроизводство; 
• в-четвертых, система электронного документооборота и собственно электронного арбитража должна быть экономически обоснованной, без излишних и неоправданных затрат на ведение делопроизводства в электронной форме.

Как в силу различий в правовом регулировании, так и из-за разного уровня развития информационно-компьютерных технологий каждое государство по-своему решает перечисленные задачи. Различия имеются даже на уровне нормативного регулирования использования электронного документа как основы («элементарной частицы») электронного документооборота в арбитражном процессе. Рассмотрим их на примере опыта России и Беларуси.

В Законе Республики Беларусь от  28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» говорится, что электронный документ — это документ, созданный в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, состоящий из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть включает информацию, составляющую содержание документа, особенная часть состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей (ЭЦП).

Согласно Федеральному закону РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. При этом только информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (в ряде случаев — простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью), признается электронным документом, равнозначным документу, созданному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью (согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Таким образом, белорусское законодательство определяет электронный документ как тесно связанный с ЭЦП, то есть заверенный с помощью по- следовательности символов, подтверждающей его целостность и подлинность.

Можно ли заверенный только ЭЦП документ использовать как электронный документ в арбитражном процессе?

Регламентом Международного арбитражного суда при БелТПП (далее — Регламент) предусмотрена письменная форма заявления истца и арбитражного соглашения. Ответы на исковые заявления, иные постановления суда по делу пересылаются заказными письмами с уведомлением либо вручаются лично под расписку (ст. 4, 20 Регламента). Прочие документы могут направляться заказными и обычными письмами либо с использованием иных средств связи, в частности телеграфа, телефакса, обеспечивающих фиксацию текста сообщений.

То есть использование электронного документа (заверенного ЭЦП) в качестве элемента документооборота Регламентом не предусмотрено. Анализ нормативного регулирования позволяет сделать вывод о том, что электронный документ может применяться только как письменное доказательство по делу.

В российском законодательстве имеют место более либеральные подходы. Арбитражные суды, входящие в систему государственных судов, широко используют документы в электронной форме. Согласно Арбитражному процессуальному кодек- су РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, заполнять формы документов, размещенных на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет (ст. 125). Стоит отметить, что и в соответствии с Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь лица, участвующие в деле, имеют возможность представления документов в электронном виде в суд, рассматривающий экономические дела, в установленном законодательством порядке (ст. 7).

В Российской Федерации при осуществлении коммерческого арбитража документы принимаются в электронном виде. Подобный подход установлен и в проекте Регламента онлайн-арбитража РАА, который закрепляет возможность сторон осуществлять весь документооборот в электронной форме, способствует рассмотрению арбитражного спора в сокращенные сроки и допускает проведение слушаний посредством аудио- или видеоконференцсвязи.

Следует отметить, что проведение арбитражного процесса по Регламенту онлайн-арбитража РАА может осуществляться и в отношении споров с участием резидентов Республики Беларусь. В данном случае, если стороны либо состав арбитража не выберут место его проведения, дело будет рассматриваться в Российской Федерации, что позволит сторонам в полной мере пользоваться преимуществами электронного документооборота с учетом выбранного регламента и lex arbitri.
Прогрессивный подход, использование электронных документов, электронный документооборот и, как следствие, сокращение арбитражных расходов не исключают проблем, обозначенных практикой. Их анализ позволяет сделать выводы о том, что осторожность в применении документов, оформленных в электронном виде, вполне оправдана. Вместе с тем все имеющиеся в мире арбитражные институты изучают практику применения онлайн-арбитража и вырабатывают приемлемые подходы к решению возникающих вопросов. В числе проблем применения электронных документов при арбитражном разбирательстве можно назвать следующие:

1) сложность обеспечения целостности документов, установления подлинности документов, не заверенных ЭЦП. Документ, поступивший в арбитраж, может содержать недостоверную информацию из-за некачественного выполнения копий документов, присланных по электронной почте. Документ может не раскрыться. Возможно искажение электронных писем (сопроводительных, извещений);

2) невозможность обеспечения должного уровня конфиденциальности. В качестве альтернативы ЭЦП предлагается обеспечивать доступ участников процесса к электронному делу путем выдачи пароля и логина доступа. Например, согласно проекта Регламента онлайн-арбитража РАА доступ участников арбитражного разбирательства к системе онлайн-разрешения споров осуществляется путем предоставления уполномоченным представителям сторон логина и пароля. Каждое лицо, выступающее от имени стороны третейского разбирательства, при работе с Системой персонифицируется и выступает в качестве представителя указанной стороны третейского разбирательства. Все действия, совершенные таким лицом в системе, признаются действиями указанной стороны.
Сохранность логина и пароля должна обеспечиваться лицом, которому они выданы, но пароль и логин могут быть утеряны, украдены и т.д. Причем неважно, по чьей вине это произошло, главное, что конфиденциальность нарушена и возможно причинение существенного ущерба (не только материального) участникам арбитража. Во избежание несанкционированного доступа в систему онлайн-разрешения споров арбитражные институты используют соответствующее программное обеспечение защиты системы;

3) затруднения в обеспечении гармоничного сочетания бумажных и электронных документов в стадии инициации арбитража. Речь идет о совместном представлении документов в электронной и бумажной форме. В частности, если поставлена задача полностью осуществлять проведение арбитражной процедуры в электронной форме и установлена подача истцом заявления об арбитраже посредством заполнения стандартной электронной формы, но одновременно представляется бумажная надлежащим образом заверенная копия договора, содержащего арбитражную оговорку, или копия арбитражного соглашения, то не ясно, как достичь такого сочетания и отдавать ли приоритет полученному документу в электронной форме (который придет быстрее), или на бумажном носителе. Одновременность отправки копии договора по почте для представления в арбитраж может осуществляться посредством почтового отправления (письма) и передачи электронных документов в один день. Понятно, что электронный документ придет в тот же день, а письмо — только через несколько дней, т.е. одновременность отправки документов будет соблюдена, но не ясно, как обеспечить комплектность поступления документов в арбитраж. В качестве примера — проект Регламента онлайн-арбитража РАА не устанавливает необходимости предоставления каких- либо документов в бумажной форме;

4) определение подходов к форме арбитражной оговорки. Данная проблема связана с предыдущей. Она обусловлена особым значением арбитражной оговорки, которая, как закреплено и в российском, и в белорусском законодательстве, должна быть сделана в письменной форме. Законодательство ряда стран допускает оговорку как устную, так и переданную посредством электронного сообщения. Если такой подход будет реализован в законодательстве обеих стран, станет легче формировать единый комплект электронных документов. Однако с учетом наших традиций  и менталитета рискнем предположить, что для принятия ряда законодательных актов потребуется некоторое время.
Как было указано ранее, проект Регламента онлайн арбитража РАА не предусматривает, необходимости предоставления одновременно с заявлением об арбитраже надлежащим образом заверенной копии договора, содержащей арбитражную оговорку, или копию арбитражного соглашения в бумажном виде;

5) несформированность института надлежащего уведомления в электронной форме. В целом, уверенного ответа на вопрос о том, как оперативно, гарантированно и надежно обеспечить уведомление сторон при работе в электронной форме арбитража, пока нет. Все существующие способы (электронная почта, смс-сообщения и пр.) не гарантируют осуществление уведомления. Принимаются попытки просто презюмировать, что отправка означает получение сообщения в электронной форме, но это не так. Например, проект Регламента онлайн-арбитража РАА закрепляет следующее: уведомления, отправленные по электронным адресам, указанным сторонами в арбитражном соглашении (или иным адресам, указанным при обращении за разрешением спора), считаются полученными в день их отправления, что рассматривается как надлежащее уведомление для целей разбирательства. Вместе с тем, применительно к уведомлению сторон о начале арбитражного разбирательства, дополнительно РАА направляет сторонам соответствующее постановление заказным письмом с обратным уведомлением о вручении.

Отдельного рассмотрения требует вопрос о заключении арбитражного соглашения в  электронной форме. Представляется, что любые прогрессивные методы, даже не в полной мере соответствующие требованиям законодательства рассматриваемых стран, не могут служить основанием для отрицания и непризнания возможности заключения арбитражного соглашения. Мировая практика идет по пути такого признания, но опять же в силу нашего менталитета со- ответствующее понимание на уровне законодательства может прийти спустя какое-то время.

Можно выделить и иные проблемы, препятствующие развитию процесса электронного арбитража, например продолжающиеся дебаты по определению арбитрабельности споров, необходимость предоставления гарантий защиты миноритарных акционеров при рассмотрении корпоративных споров и пр. Однако подводя итог, следует отметить, что электронное правосудие — это реальность, и использование электронного документооборота будет только расширяться.